حسابداری انبار چیست؟ اصول، نکات و شرح وظایف حسابداری انبار
آذر
یکی از اصلی‌ترین بخش‌های واحدهای تولیدی، خدماتی و بازرگانی انبارها هستند. اقلام موجود در انبارها از جمله مواد اولیه، محصولات و غیره بخش عظیمی از سرمایه هر سازمانی است. بنابراین نیاز به‌نوعی حسابداری به‌منظور کنترل موجودی، نظارت بر ورود و خروج کالا، ارائه گزارش‌های مختلف و به طور کلی مدیریت موجودی انبار احساس می‌شود.
حسابداری انبار که زیرمجموعه‌ای از علم و فن حسابداری است یکی از شاخه‌های اصلی آن به شمار می‌رود. ما در این مطلب از یاری تامین قصد داریم به بررسی این شاخه از حسابداری بپردازیم. به همین منظور ابتدا تعریفی از انبار ارائه می‌دهیم و توضیحاتی در مورد انواع موجودی انبار خواهیم داد.
سپس به این موضوع می‌پردازیم که حسابداری انبار چیست؟ چرا مهم است؟ و اهداف این نوع حسابداری کدام‌اند؟ در ادامه شرح وظایف یک حسابدار انبار، عناصر مهم حسابداری انبار و اصول حسابداری انبار را بررسی خواهیم کرد.
از شما دعوت می‌کنیم تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
انبار چیست؟
قبل از هر چیز بهتر است برای درک بهتر ادامه مطلب به تعریف انبار بپردازیم:
انبارها چند وظیفه مهم و اساسی را بر عهده دارند:
1.ذخیره‌سازی کالاها
انبارها به‌عنوان مکان‌هایی برای نگهداری کالاها شناخته می‌شوند. در انبارها کالاها تا زمانی که به آنها نیازی نباشد نگهداری می‌شوند و در صورت نیاز باید در زمان مناسب برای تولید مورد استفاده قرار گیرند یا وارد پروسه توزیع شوند.
اگر حسابدار هستید و به قوانین بیمه تامین اجتماعی آشنایی ندارید؛ می‌توانید برای دریافت مشاوره بیمه، مقاله راه‌های دریافت مشاوره بیمه تامین اجتماعی را مطالعه کنید.
2. مدیریت و کنترل موجودی کالاها
انبارها به‌عنوان مکانی برای مدیریت موجودی کالاها عمل می‌کنند. مدیریت و کنترل موجودی نقش بسیار مهمی در عملکرد کسب‌وکارها داشته و به‌عنوان یک فرایند استراتژیک، بهینه‌سازی موجودی کالاها و مواد اولیه تأثیر مستقیمی بر هزینه‌ها، خدمات به مشتریان و سودآوری شرکت‌ها دارد.
3. ثبت و پردازش اطلاعات مربوط به موجودی کالاها
انبارها معمولاً از نرم‌افزارها یا سیستم‌های انبارداری برای رصد و پیگیری موجودی کالاها از طریق ثبت ورود و خروج کالاها و دیگر فعالیت‌های مرتبط با مدیریت انبار استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها به بهبود کارایی و دقت در انجام فعالیت‌های انبار کمک می‌کنند.
انواع موجودی انبار
در تمام واحدهای اقتصادی که از انبار استفاده می‌کنند موجودی انبار به چند دسته کلی تقسیم می‌شود. در حسابداری انبار همه این موارد باید مورد بررسی قرار بگیرند.
انواع موجودی انبار عبارتاند از:
- موجودی مواد خام (مواد اولیه): در شرکت‌های تولیدی از مواد اولیه برای تهیه و تولید کالا استفاده می‌شود. این مواد خام در انبار مواد اولیه ذخیره‌سازی می‌شوند.
- مواد و ملزومات مصرفی: این کالاها به طور مستقیم در فرایند تولید دخالتی ندارند؛ اما به‌صورت غیرمستقیم در آن نقش ایفا می‌کنند. برای مثال لوازم‌تحریر، مواد شوینده، لباس پرسنل و… در یک سازمان تولیدی نوعی از ملزومات مصرفی هستند.
- مواد در جریان تولید: این کالاها مواد خامی هستند که از انبار مواد اولیه خارج شده اما هنوز تبدیل به یک محصول کامل نشده‌اند. این کالاها نه در انبار مواد اولیه جا دارند و نه در انبار محصول و باید انبار جداگانه‌ای برای آن تعریف شود که در برخی از شرکت‌ها به آن انبار پای‌کار نیز گفته می‌شود.
- کالای ساخته شده (محصول): کالایی که فرایند ساخت آن کامل شده و برای فروش و عرضه آماده است را معمولاً به اسم محصول می‌شناسیم که در انبار جداگانه‌ای به نام انبار محصول ذخیره‌سازی می‌شود.
- محصولات یا اجناس خریداری شده: کالاهای خریداری شده توسط خرده‌فروشان از این نوع کالاها هستند. همچنین برخی اجناس و محصولات در شرکت‌های تولیدی وجود دارند که تنها برای فروش خریداری شده‌اند. معمولاً شرکت‌های تولیدی که توانایی توزیع کالاهای خودشان را دارند به‌صورت همکاری در فروش برخی کالاها را از شرکت‌های تولیدی دیگر خریداری کرده و در انبارهای خود ذخیره می‌کنند و به همراه محصولات خود به فروش می‌رسانند. لازم به ذکر است که در این محصولات نه تغییری ایجاد می‌شود، نه از آنها در فرایند تولید یک محصول جدید استفاده می‌شود.
اگر حسابدار هستید و با فرایند حسابرسی بیمه آشنایی ندارید مقاله: حسابرسی بیمه تامین اجتماعی چیست؟ را بخوانید.
حسابداری انبار چیست؟
حسابداری انبار (به انگلیسی Store accounting) زیرمجموعه‌ای از حسابداری است و به مجموعه‌ای از عملیات و فرایندهای حسابداری گفته می‌شود که موجودی انبار را مشخص می‌کند. منظور از موجودی انبار ارزش مالی موجود در انبار است و نباید با انبارگردانی که تعداد و مقدار محصولات و مواد اولیه موجود در انبار در آن مشخص می‌شود اشتباه گرفته شود.
در اینجا خالی از لطف نیست که نگاهی به تعریف انبارگردانی نیز داشته باشیم:
به کنترل موجودی، بررسی و تطبیق اقلام موجود در انبار با اسناد مالی ثبت شده در سیستم حسابداری یا سیستم انبارداری یک شرکت، انبارگردانی گفته می‌شود.
قابل‌ذکر است که انبارگردانی بخشی از عملیات و فرایندهای حسابداری انبار است که به آنها اشاره کردیم. معمولاً حسابداری انبار و انبارگردانی در پایان هر دوره مالی انجام می‌شود. دوره مالی در بسیاری از شرکت‌ها یک ساله است که به نام سال مالی شناخته می‌شود؛ اما با این وجود سازمان‌ها و شرکت‌هایی هستند که بنا به شرایط خود از دوره‌های مالی ۳ماهه یا ۶ ماهه استفاده می‌کنند. نکته حائز اهمیت در حسابداری مالی و انبارگردانی این است که این فرایندها حداقل در هر سال یک‌بار باید انجام شوند.
چرا حسابداری انبار مهم است و هدف آن چیست؟
حسابداری انبار یک جزء اساسی در سیستم حسابداری یک سازمان بوده و دارای اهمیت زیادی در مدیریت مالی و عملیات روزمره سازمان‌ها است. با بررسی اهدافی که حسابداری انبار دنبال می‌کند به اهمیت آن بیشتر پی خواهیم برد. برخی از اهداف حسابداری انبار عبارتاند از:
1. مدیریت بهینه موجودی
حسابداری انبار به شناسایی و کاهش هزینه‌های نگهداری موجودی کمک می‌کند. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های انبارگردانی، اجاره انبار، بیمه موجودی و هزینه‌های مالی مرتبط با سرمایه‌گذاری در موجودی می‌شود.
برای مطالعه بیشتر مقاله: حسابداری مالی چیست؟ اهمیت و کاربرد آن را بخوانید!
2. بهبود سیستم تأمین و توزیع
با تجزیه‌وتحلیل موجودی کالاها، میزان سفارش‌ها و سیاست‌های تأمین، سازمان می‌تواند بهبودهایی در سیستم تأمین و توزیع ایجاد کند و عملکرد زنجیره تأمین را بهبود بخشد. حسابداری انبار به مدیران این امکان را می‌دهد تا زنجیره تأمین را بهتر مدیریت کنند و با بهره‌گیری از اطلاعات موجود در حسابداری انبار، بسیاری از فرایندهای سازمان را بهبود ببخشند.
3. پیش‌بینی نیازهای آتی
حسابداری انبار با تحلیل الگوهای فروش و استفاده از مدل‌های مختلف پیش‌بینی، به مدیران کمک می‌کند تا نیازهای آینده سازمان را به‌دقت پیش‌بینی کنند و موجودی‌ها را بر اساس این پیش‌بینی‌ها مدیریت کنند.
4. کنترل موجودی بر اساس تقاضا و مدیریت عرضه
حسابداری انبار به کنترل موجودی کالا بر اساس تقاضا و همچنین مدیریت عرضه کمک می‌کند. با اطلاع از سطح تقاضا و قابلیت تأمین، سازمان می‌تواند تصمیمات مؤثری برای جلب مشتریان و بهبود خدمات ارائه دهد.
5. کاهش ریسک اتلاف و ایجاد قدرت چانه‌زنی در مذاکره با تأمین‌کنندگان
حسابداری انبار به کاهش ریسک اتلاف (از جمله از طریق ضایعات، فاسد شدن و منقضی شدن کالاها) کمک می‌کند و این امر می‌تواند در مذاکرات با تأمین‌کنندگان نقش اساسی ایفا کند.
برای آشنایی بیشتر با استانداردها، اصول و انواع حسابداری مقاله: حسابداری چیست؟ را بخوانید!
شرح وظایف یک حسابدار انبار
یک حسابدار انبار نقش مهمی در مدیریت و کنترل موجودی انبار ایفا می‌کند و وظایف و مسئولیت‌های آن ممکن است در سازمان‌های مختلف متفاوت باشد؛ اما به طور کلی برخی از این وظایف عبارتاند از:
- ثبت دقیق تمام موجودی‌های ورودی و خروجی با استفاده از سیستم‌های مدیریت موجودی
- تطبیق منظم موجودی فیزیکی با سوابق ثبت شده در سیستم
- تهیه گزارش‌های منظم در مورد سطوح موجودی، اصلاح موجودی‌ها و مغایرت‌ها
- ارائه صورت‌های مالی و گزارش‌های مربوط به موجودی‌ها به مدیریت
- نظارت و تجزیه‌وتحلیل هزینه‌های مربوط به موجودی
- کمک در محاسبه بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS)
- همکاری با سایر بخش‌ها برای تعیین بودجه موجودی
- پیش‌بینی میزان موجودی مورد نیاز بر اساس تاریخچه و میزان تقاضا
- مشارکت در حسابرسی‌های مربوط به موجودی
- اصلاح مغایرت‌های موجود بین میزان شمارش فیزیکی و سوابق سیستم
- کمک به تعیین ارزش‌گذاری موجودی
- اطمینان از پردازش دقیق و به‌موقع فاکتورهای مربوط به موجودی
- شناسایی مشکلات و بهبود فرایندها برای افزایش کارایی و دقت مدیریت موجودی
- اطلاع از استانداردها و مقررات حسابداری مربوطه به موجودی کالا
- ارتباط مؤثر با سایر بخش‌ها، مانند خرید، تدارکات و امور مالی، برای اطمینان از جریان یکپارچه اطلاعات و هماهنگی.
به طور خلاصه، یک حسابدار انبار مسئول نگهداری سوابق دقیق موجودی، اطمینان از صحت اسناد مالی مربوط به موجودی و مشارکت فعال در فرایندهایی است که به مدیریت مؤثر موجودی در یک سازمان کمک می‌کند.
برای یادگیری کاربرد، اهمیت و مزایای حسابداری مدیریت مقاله: حسابداری مدیریت چیست را بخوانید!
عناصر حسابداری انبار
حسابداری انبار شامل دو عنصر مهم می‌شود:
1. هزینه‌های موجودی برای خرده‌فروشان
برای فروشگاه‌ها و خرده‌فروشی‌ها، هزینه مستقیم موجودی برابر است با کل هزینه خرید محصولات به‌اضافه هزینه‌های لازم برای آماده‌سازی آنها برای فروش، مانند حمل‌ونقل و مالیات؛ بنابراین، سود ناخالص چیزی است که اگر هزینه واقعی یک محصول را از قیمت فروش آن کم کنیم به دست می‌آید.
برای یک کسب‌وکار بسیار مهم است که مطمئن شود هزینه محصول خریداری شده کمتر از قیمت فروش آن است؛ این یکی از نشانه‌های کلیدی یک تجارت قدرتمند است.
2. هزینه‌های موجودی تولیدکنندگان
هزینه‌های موجودی تولیدکنندگان یکی از اجزای مهم حسابداری انبار است که به تحلیل هزینه‌های مرتبط با تولید محصولات می‌پردازد. این هزینه‌ها به طور کلی شامل سه دسته اصلی می‌شوند:
هزینه‌های مستقیم تولید
مواد اولیه: هزینه‌های مرتبط با مواد اولیه مورد استفاده در تولید محصولات. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های خرید مواد اولیه، حمل‌ونقل آنها و هر هزینه دیگری که مرتبط با تهیه مواد اولیه باشد می‌شود.
هزینه‌های نیروی کار مستقیم: هزینه‌های مرتبط با نیروی کار مستقیم در خط تولید. این هزینه‌ها شامل دستمزد و مزایای مستقیم کارگران تولید و هرگونه هزینه دیگری مرتبط با نیروی کار تولید می‌شود.
هزینه‌های غیرمستقیم تولید
هزینه‌های سربار: شامل هرگونه هزینه‌ای است که نمی‌توان به طور مستقیم به محصول تولید شده مشخص اختصاص داد. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های سربار کارخانه از جمله اجاره، برق، گاز، آب، تجهیزات، تعمیر و نگهداری و سایر هزینه‌های مشابه است.
هزینه‌های اداری: هزینه‌های مرتبط با مدیریت و اداره کلیه فعالیت‌های شرکت که به طور غیرمستقیم به تولید مرتبط هستند.
هزینه‌های تحقیق و توسعه
هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌های تحقیقی و توسعه محصولات جدید یا بهبود فرایندهای تولید.
در کل، هدف از حسابداری هزینه‌های موجودی تولیدکنندگان، تعیین هزینه‌های دقیق تولید و نگهداری محصولات است تا شرکت بتواند به بهترین نحو ممکن تصمیمات خود را در زمینه تولید، توزیع و قیمت‌گذاری انجام دهد. این اطلاعات به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک کرده و در بهبود عملکرد مالی و افزایش سودآوری شرکت نقش دارند.
اصول حسابداری انبار
حسابداری انبار از اصول حسابداری مهمی برخوردار است که برای مدیریت دقیق موجودی‌ها و اطلاعات مالی مرتبط با آن ضروری است. در زیر، تعدادی از اصول حسابداری انبار را بررسی می‌کنیم:
1. ارزیابی موجودی
انبارها معمولاً از موجودی کالا نگهداری می‌کنند و هزینه این موجودی باید به طور دقیق ارزیابی شود. روش‌های رایج عبارتاند از:
- روش FIFO (First-In-First-Out): فرض می‌کند که قدیمی‌ترین اقلام موجودی ابتدا از انبار خارج می‌شود.
- روش LIFO (Last-In-First-Out): فرض می‌کند که جدیدترین اقلام موجودی ابتدا از انبار خارج می‌شوند.
- روش میانگین موزون (Weighted Average): در این روش ارزش کلی موجودی انبار بر مبنای میانگین قیمت تمام شده اقلام خریداری شده و فروخته شده در یک دوره حسابداری معین تعیین می‌شود.
2. استهلاک دارایی‌های انبار
انبارها اغلب دارای دارایی‌هایی مانند قفسه‌بندی، لیفتراک و سایر تجهیزات هستند. بهای تمام شده این دارایی‌ها از طریق محاسبه استهلاک در طول عمر مفید آنها توزیع می‌شود.
3. درنظر گرفتن اجاره
اگر انبار اجاره‌ای است، باید استانداردهای حسابداری اجاره رعایت شود. این اصل به ضرورت ثبت تعهدات مالی مرتبط با اجاره و دارایی‌هایی که از اجاره بهره‌مند شده‌اند در گزارش‌های مالی شرکت اشاره دارد.
4. تخصیص هزینه‌های جانبی
هزینه‌های عمومی مانند آب، برق و… که به طور کلی به تمام فعالیت‌های انبار مرتبط هستند، باید به نحو مناسب به هزینه کالاهای فروخته شده و موجودی تخصیص یابند.
5. کاهش دارایی‌ها
اگر نشانه‌هایی وجود داشته باشد که ارزش دارایی‌های انبار (مانند تجهیزات) ممکن است کاهش یابد، اصول حسابداری مستلزم ارزیابی کاهش ارزش و اصلاح ارزش دفتری دارایی‌ها است تا اطلاعات مالی به‌درستی نمایش داده شوند.
اسناد حسابداری
ثبت و بررسی اسناد در حسابداری انبار یکی از اصول مهم و ضروری است.
اسناد انبار به طور کلی به چهار دسته تقسیم می‌شوند که حسابداران انبار با تنظیم و بررسی این چهار نوع سند موجودی را در دوره‌های مختلف ارزیابی می‌کنند.
1. اسناد خرید در حسابداری انبار
هزینه در حسابداری اهمیت بسیار بالایی دارد؛ بنابراین در حسابداری انبار نیز تمام هزینه‌های انجام شده با ریز جزئیات مانند تخفیف، ارزش‌افزوده و مشخصات طرف معامله باید در اسناد مربوط به خرید ذکر شوند. ثبت هزینه‌های جانبی مانند هزینه حمل‌ونقل، گمرک و… در اسناد خرید الزامی است و مادامی که این هزینه‌های جانبی مشخص نباشند، تعیین قیمت نهایی خرید ممکن نیست.
2. اسناد انتقالی بین انبار
در هر بنگاه اقتصادی تولیدی یا غیرتولیدی ممکن است موجودی انبارها به بخش‌های دیگر منتقل شود؛ مانند انتقال مواد اولیه به خط تولید. تنظیم سند برای این انتقال‌ها به حسابداران انبار در برآورد کردن هزینه‌ها، تعیین قیمت نهایی محصول و همچنین بررسی منطبق بودن هزینه ثبت شده برای مواد وارد شده با موجودی فیزیکی مواد کمک می‌کند.
مطالعه بیشتر: حسابداری خدماتی چیست و چگونه انجام می شود؟
3. اسناد بهای تمام شده محصول در حسابداری انبار
تنظیم این نوع اسناد کار دشواری است؛ زیرا عوامل بسیاری از جمله هزینه‌های جانبی مانند گمرک و حمل‌ونقل، هزینه خرید مواد اولیه، انبارداری، هزینه اجاره، آب، برق و… همگی بر بهای تمام شده یک محصول تأثیرگذار هستند.
4. بهای تمام شده کالای صادره از انبار
یکی از فرایندهای حسابداری انبار این است که برای هر کالایی که از انبار خارج می‌شود، در زمان خروج آن، باید یک قیمت نهایی مشخص شود. بهای تمام شده کالای صادره از انبار بر اساس روش‌های زیر مشخص می‌شود:
سیستم ارزیابی ادواری موجودی
سیستم ارزیابی ادواری موجودی یک روش حسابداری است که در مدیریت موجودی‌ها و انبارها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در سیستم ارزیابی ادواری موجودی مبلغ کالاهای موجود در انبار تنها در پایان دوره مالی تعیین می‌شود. در این سیستم کسب‌وکار به طور مداوم تغییرات سطوح موجودی را در طول دوره حسابداری پیگیری نمی‌کند.
در عوض، موجودی کالا به‌صورت دوره‌ای شمارش می‌شود و بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS) بر اساس تفاوت بین موجودی اولیه، خریدهای انجام شده در طول دوره و موجودی پایانی محاسبه می‌شود. از این سیستم ارزیابی بیشتر برای شرکت‌هایی استفاده می‌شود که کالاهای متنوع با ارزش قیمت پایین دارند.
سیستم ارزیابی دائمی موجودی
استفاده از سیستم ارزیابی دائمی موجودی موجب می‌شود گزارش مستمر و لحظه‌به‌لحظه‌ای از تغییرات و میزان موجودی کالاهای انبار خود داشته باشیم. نکته مثبت و یکی از مزیت‌های سیستم ارزیابی دائمی موجودی، عدم نیاز به شمارش موجودی کالا در پایان دوره‌های مالی است.
در سیستم ارزیابی دائمی موجودی تمام مبادلات خروج و ورود موجودی کالا باید در حساب موجودی‌ها ثبت شود. در صورتی که بهای تمام شده کالا نیز با گذشت زمان تغییر کند، باید یکی از روش‌های ارزیابی پذیرفته شده در حسابداری گردش بهای تمام شده انتخاب و از آن برای ارزشیابی استفاده شود.
استفاده از سیستم ارزیابی دائمی موجودی موجب می‌شود گزارش مستمر و لحظه‌به‌لحظه‌ای از تغییرات و میزان موجودی کالاهای انبار خود داشته باشیم. نکته مثبت و یکی از مزیت‌های سیستم ارزیابی دائمی موجودی، عدم نیاز به شمارش موجودی کالا در پایان دوره‌های مالی است.
در سیستم ارزیابی دائمی موجودی تمام مبادلات خروج و ورود موجودی کالا باید در حساب موجودی‌ها ثبت شود. در صورتی که بهای تمام شده کالا نیز با گذشت زمان تغییر کند، باید یکی از روش‌های ارزیابی پذیرفته شده در حسابداری گردش بهای تمام شده انتخاب و از آن برای ارزشیابی استفاده شود.
ساده‌ترین توضیح این است که در سیستم ارزیابی دائمی موجودی، سطح موجودی به طور مداوم پس از هر فروش یا خرید به‌روزرسانی می‌شود و اطلاعات لحظه‌ای درباره مقدار و ارزش موجودی در دسترس است. از این سیستم ارزیابی بیشتر برای کسب‌وکارهایی استفاده می‌شود که کالاهای گران‌قیمت با اندازه‌های بزرگ و تعداد پایین دارند و شمارش آنها ساده است.
جمع‌بندی حسابداری انبار
حسابداری انبار یک نظام مدیریتی است که به ثبت، نظارت و کنترل موجودی‌های کالا در یک سازمان می‌پردازد. حسابداری انبار نقش مهمی در تعیین بهای تمام شده کالای فروخته شده ایفا می‌کند که مستقیماً بر سودآوری و صورت‌های مالی شرکت تأثیر می‌گذارد.
با دقت در حسابداری انبار، سازمان‌ها می‌توانند بهبودهای قابل‌توجهی در زنجیره تأمین و هزینه‌های مرتبط با انبارداری را تجربه کنند. یکی از نتایج مهم حسابداری انبار این است که مدیران قادرند تصمیمات بهینه‌تری در زمینه تأمین، توزیع و مدیریت موجودی انجام دهند که به تحقق اهداف مالی و عملیاتی سازمان کمک می‌کند.
